เริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลด้วย MS Access

การสร้างฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม MS ACCESS จำเป็นที่จะต้องเรียนรู้การสร้างตารางฐานข้อมูลหรือ tables, แบบฟอร์ม forms, แบบสอบถาม queries, และองค์ประกอบอื่นๆ ในฐานข้อมูล เมื่อมีฐานข้อมูล การบริหาร จัดการก็จะเป็นเรื่องง่ายๆ เช่น การเพิ่มข้อมูล การสร้างตารางข้อมูล การลบตารางข้อมูล การค้นหาข้อมูล การแทนที่ข้อมูล และการใช้งานแบบสอบถามข้อมูลหรือ queries.

สำหรับบทความนี้จะเป็นการแนะนำ โครงสร้างพื้นฐาน การสร้างฐานข้อมูลของ MS Access โดยโปรแกรม MS Access จะมีเครื่องมีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพสูงในการใช้งานเพื่อสร้างหรือกำหนดฐานข้อมูลตามแบบที่เราต้องการ ซึ่งบทความนี้จะบอกถึง การใช้งานเครื่องมือนี้อย่างไร เมื่อไร ตอนไหน และทำไม ในการสร้างฐานข้อมูลของ MS Access

Tip ลองใช้งาน Office 2010 ใน Access 2010, เราสามารถ publish ฐานข้อมูล ไปที่โปรแกรม SharePoint, และเรียกการใช้งานฐานข้อมูลผ่านโปรแกรมท่องเน็ตทั่วไป และไม่จำกัดเพียง Internet Explorer เท่านั้น

สิ่งที่มือใหม่ หรือผู้เริ่มต้นควรทราบ?

  • เข้าใจโครงสร้างพื้นฐานของ Access database
  • ศึกษารายละเอียดองค์ประกอบของฐานข้อมูล database
  • สำรวจฐานตารางฐานข้อมูลในมุมมองออกแบบหรือ Design view
  • ศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างตารางข้อมูล หรือ relationships between tables
  • ศึกษาวิธีการใช้งานเครื่องมือและองค์ประกอบของฐานข้อมูล










  • เข้าใจโครงสร้างพื้นฐานของ Access database













  • ฐานข้อมูลคือการรวบรวม เก็บข้อมูลที่มีความสำคัญที่เราต้องการบันทึกเก็บไว้เรียกใช้งานอย่างเป็นระเบียบ และสะดวก รวดเร็ว เช่น ข้อมูลการติดต่อลูกค้า การสั่งของ การเก็บสินค้า เป็นต้น หากเราไม่จัดเก็บเป็นระบบบนคอมพิวเตอร์ ก็จะยุ่งยากในการ ตรวจสอบ ค้นหา และปรับปรุงข้อมูล

    ยกตัวอย่างเช่น การเก็บหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อกับผู้ให้บริการของเรา เก็บไว้ในแฟ้มเอกสาร หลายๆ แหล่ง เช่น ในการ์ดไฟล์ ในตู้เก็บเอกสาร หรือในแฟ้มรายการสินค้า หากเบอร์โทรศัพท์ของผู้ให้บริการมีการเปลี่ยนแปลง เราจำเป็นจะต้องตามไปค้นหาและแก้ไขข้อมูลในทุกแฟ้มที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะแตกต่่างกับระบบฐานข้อมูลของ Access database, ที่จะมีการเก็บข้อมูลไว้ทีเดียว เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอัพเดท ก็จะสามารถทำได้แบบอัตโนมัติทันที

    รู้จักกับ Access database ไฟล์

    เราสามารถใช้งาน Access ในการจัดการข้อมูลทั้งหมดในไฟล์เดียว โดยในไฟล์ฐานข้อมูลเราสามารถใช้งานส่วนต่างๆ เช่น

    ตารางหรือ Tables สำหรับการเก็บข้อมูล
    แบบสอบถาม Queries เพื่อค้นหาและแสดงข้อมูลตามเงื่อนไขที่เรากำหนด
    ฟอร์ม Forms สำหรับแสดงข้อมูล ,เพิ่มข้อมูล, และการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลในตารางข้อมูล
    รายงานหรือ Reports สำหรับการวิเคราะห์ การพิมพ์ข้อมูลตามรูปแบบที่เราต้องการ

    1. เก็บข้อมูลในตารางฐานข้อมูล ซึ่งสามารถเรียกดูได้จากหลายแหล่ง เมื่อมีการ อัพเดทข้อมูล จะเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติทุกที่ที่ปรากฏ
    2. แสดงข้อมูลตามที่ต้องการโดยใช้แบบสอบถาม
    3. แสดงหรือเพิ่มข้อมูลโดยใช้ฟอร์ม
    4. แสดงหรือพิมพ์ข้อมูลโดยใช้รายงาน

    โดยองค์ประกอบดังกล่าว ได้แก่ ตาราง tables, queries, forms, และ reports — ถือเป็นองค์ประกอบของฐานข้อมูล database objects.

    Tables and relationships ตารางและความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

    ในการเก็บข้อมูลหรือ data, เราสร้างตารางเก็บข้อมูลเฉพาะแต่ละตารางหรือแยกตาราง ชนิดของข้อมูล เช่น ข้อมูลลูกค้า , ผลิตภัณฑ์, และรายการสั่งซื้อ หากต้องการนำข้อมูลจากหลายตารางมแสดง เราจำเป็นต้องเรียกใช้งานแบบสอบถามข้อมูลหรือ query, form, หรือ report, เราจำเป็นต้องสร้างหรือกำหนดความสัมพันธ์กันของตารางข้อมูล

    1. ข้อมูลลูกค้านำมาจากรายการส่งจดหมายหรือ mailing list ปัจจุบันเก็บในตาราง Customers table.
    2. การสั่งสินค้าหรือ Order information จะแสดงในตาราง Orders table.
    3. หมายเลขส่วนตัว ID, เช่น Customer ID, จะเป็นตัวระบุหรือแยกความแตกต่างออกจากกัน หากมีการเพิ่มข้อมูล ID ที่แตกต่างกันเข้าไปในอีกตาราง และระบุความสัมพันธ์ระหว่างกัน โปรแกรม Access สามารถจับคู่หรือระบุความสัมพันธ์ของสองตาราง ที่เราสามารถนำมาแสดงข้อมูลบนฟอร์ม รายงานหรือ แบบสอบถามได้

    Forms แบบฟอร์ม

    เราสามารถใช้งานแบบฟอร์มในการแสดงข้อมูล เพิ่มข้อมูล เปลี่ยนแปลงแก้ไข อัพเดท หรือใช้งานฟอร์มในรูปแบบอื่นๆ เช่นส่งข้อมูลออกไปยังโปรแกรมอื่นๆ ปกติแล้วบนฟอร์มจะประกอบไปด้วยตัวคอนโทรลหรือตัวควบคุมการทำงาน ซึ่งจะลิงค์ไปยังตารางข้อมูล เมื่อเราเปิดฟอร์มขึ้นมา โปรแกรมก็จะรับข้อมูลจากตาราง และแสดงข้อมูลในณุปแบบที่เรากำหนด เราสามารถสร้างแบบฟอร์ม โดยใช้คำสั่งจากเมนูด้านบนหรือ ริบบอน หรือใช้เครื่องมือช่วย the Ribbon, the Form Wizard,หรือสร้างเองในมุมมองออกแบบ Design view.


    1. ตารางจะแสดงข้อมูลหลายๆ records พร้อมกัน เราอาจจะเลื่อน scroll เพื่อดูข้อมูลทั้งหมดของแต่ละ record.
    2. แบบฟอร์มจะโฟกัสไปที่แต่ละอันของ record และสามารถแสดงข้อมูลจากหลายตาราง สามารถแสดงรูปและวัตถุอื่นๆ ได้
    3. แบบฟอร์มสามารถใส่ปุ่มคำสั่งการทำงานเพิ่ม เช่น การพิมพ์ การเปิดโปรแกรม และการทำงานอื่นๆ ตามที่เราโปรแกรม

    Credit: http://office.microsoft.com/en-us/access-help/learn-the-structure-of-an-access-database-HA001213954.aspx

    Post a Comment