การจัดระบบสแกนเอกสารภายในองค์กร

Going paperless หมายถึงการก้าวไปสู่ระบบสำนักงานแบบไร้กระดาษ หรือ ใช้กระดาษน้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น เป็นนิยามของหน่วยงานหรือองค์กรที่ต้องการจะปรับปรุงระบบการทำงานหรือรูปแบบการดำงานด้านเอกสารจากระบบกระดาษ ไปสู่ระบบ Digital แบบเต็มรูปแบบหรือกึ่งอัตโนมัติ โดยมีเป้าหมายเพื่อ ลดการใช้กระดาษ ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในการทำงานอย่างเหมาะสม ซึ่งจะทำให้องค์กรก้าวไปสู่ความทันสมัย ง่ายต่อการบริหารและการจัดการ 
อย่างไรก็ตามคำว่า Paperless ดูจะเป็นคำพูดที่ฟังดูดี แต่ยากในการปฏิบัติหรือนำไปสู่การปฏบัติ เนื่องจากหลายหน่วยงานมีการวางแผนการปฏิบัติอย่างเป็นอย่างดี แต่เมื่อถึงขั้นตอนการดำเนินการตามแผนกลับต้องพบปัญหาและอุปสรรคหลายประการ ทำให้ไม่ประสบความสำเร็จตามแผนที่กำหนดไว้ สำหรับหน่วยงานหรือองค์กรที่สนใจระบบสำนักงานอัตโนมัติ สามารถที่จะเริ่มดำเนินการวางแผนและจัดการระบบสำนักงานไร้กระดาษตามแนวทางพอประมาณ ดังนี้   

การเลือกเครื่องมือทำงานที่เหมาะสม 

การสแกนเอกสารเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นในการแปลงกระดาษให้เป็นเอกสารแบบ Digital จริงอยู่ที่หน่วยงานหรือองค์กรส่วนใหญ่จะมีเครื่องพิมพ์แบบ All in one ที่รวมความสามารถในการพิมพ์ และการสแกนเอกสารไว้ภายในเครื่องเดียวกัน แต่การที่พนักงานหรือเจ้าหน้าทีจะต้องมาใส่กระดาษและสั่งสแกนที่ละแผ่นๆ ฟังดูเป็นเรื่องที่ไม่น่าสนุกใช่ไหม ยิ่งถ้าคุณมีเอกสารเป็นจำนวนมาก โอกาสที่เจ้าหน้าที่หรือผู้ปฏิบัติจะผิดพลาดหรือท้อใจก็จะตามมา และไม่อยากจะตอบสนองการดำเนินการตามแผนงานที่กำหนด เนื่องจากความช้าในการสแกนและเสียเวลาในการทำงาน 
ดังนั้นความรวดเร็วของเครื่องสแกนเอกสาร จึงเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญ การลงทุนวางแผนจัดหาเครื่องสแกนเอกเป็นการเฉพาะ ซึ่งรู้จักกันในนามของเครื่องส่งเอกสารแบบ Digital หรือ Digital Sender โดยปกติจะมีความสามารถในการทำงานที่สะดวกและรวดเร็ว สามารถสแกนเอกสารได้มากกว่า 10-20 หน้า/นาที โดยจะมาพร้อมถาดหรือ Tray ในการป้อนหรือ Feed กระดาษ และสามารถสแกนเอกสารทั้งสีและขาวดำ รองรับกระดาษ A4 สั้นและยาว ได้อย่างไม่มีปัญหา นอกจากนั้นยังสามารถที่จะส่งเอกสารผ่านระบบ email ถึงผู้รับโดยตรงได้อีกต่างหาก แต่กระบวนการติดตั้ง set up ระบบก็ต้องการเจ้าหน้าที่ระบบ IT ที่จะมาวางหรือติดตั้งระบบการทำงาน รวมทั้งให้คำแนะนำหรืออบรมพนักงานในการใช้งาน 
สำหรับเครื่องสแกนเอกสารแบบ Digital ที่น่าสนใจสำหรับองค์กรหรือหน่วยงานขนาดเล้ก ที่มีปริมาณกระดาษไม่มากนักในแต่ละวัน อาจจะลองพิจารณาเครื่องสแกนด้านล่างนี้เป็นข้อมูลในการพิจารณา 
 Lexmark OfficeEdge Pro5500 สแกนเอกสารที่ความเร็ว 10 หน้า/นาที c
Samsung’s pricier (and larger) CLX-6260FW  สแกนเอกสารที่ความเร็ว 20 หน้า/นาที 

lexmark 5500
Scan up to 10 single-sided color pages per minute with the Lexmark OfficeEdge Pro5500. 
อีกหนึ่งทางเลือกคือ Fujitsu’s ScanSnap, ซึ่งมีฟั่งซั่นการทำงานสแกนเอกสารเพียงอย่างเดียว พิมพ์งานไม่ได้ หน้าทีหลักคือการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ Digital และผสมผสานระบบ Cloud 
ส่วนการทำงานที่ต้องเดินทางบ่อยๆ เครื่องสแกนแบบพกพาหรือบเากะทัดรัดก็อาจจะเป็นทางเลือกที่น่าสนใจ เช่น  Brother DS-920dw 
ds 920dw leftsample
Mobile printers like the Brother DS-920dw bring the functionality of their desktop counterparts in a portable package.

โปรแกรมในการสแกนเอกสาร 


ข่าวดีคือทุกๆ เครื่องจะมาพร้อมโปรแกรมในการสแกนเอกสาร และการจัดการเอกสาร แบบว่าไม่ต้องลงทุนหรือจ่ายเพิ่มในส่วนนี้ ข่าวร้ายก็คือ บางครั้งตัวเลือกที่ให้มา มากจนเกินไป จนคุณตัดสินใจยากว่าจะเลือกตัวไหน 

นอกจากนั้นระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ทั้ง Windows และ Mac ต่างก็มีโปรแกรมในการสแกนเอกสารภายในตัวที่สามารถใช้งานได้เช่นกัน หรือแม้กระทั่งการสแกนด้วยโปรแกรม Word หรือ Acrobat เป็นต้น 
ในส่วนของแอพมือถือก็มีบางแอพที่ทำออกมารองรับให้อุปกรณ์พกพา ที่มีกล้องถ่ายภาพสามารถทำงานในรูปแบบของการสแกนเอกสารเพื่อส่งต่อ หรือเก็บไว้ในแบบไฟล์ Digital ได้ด่วย แต่แน่นอนว่ารูปแบบการทำงานโดยโปรแกรม Built in ของคอมพิวเตอร์หรือ แอพสแกนเอกสารเหล่านี้ จะไม่สะดวกและอ่อนตัวเท่ากับโปรแกรมสแกนเอกสารโดยตรง โดยเฉพาะในเรื่องของความเร็วและคุณภาพ 

ไม่ว่าจะเลือกโปรแกรมไหน ปัจจัยเลือกขึ้นอยู่กับความต้องการของหน่วยงานหรือองค์กร เป็นสำคัญ เช่นแค่ต้องการเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ Digital ก็อาจจะเลือกโปรแกรมที่สามารถสแกนและบันทึกไฟล์ลงแฟ้มหรือโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ได้โดยตรงทันที 

การใช้งานระบบ cloud

สิ่งที่สำคัญและเป็นประโยชน์สูงสุดของการสแกนเอกสารล่าสุดคือความสามารถในการนำเข้าสู่ระบบ Cloud ซึ่งแนวคิดการทำงานคือแทนที่จะสแกนและเก็บเอกสารบนคอมพิวเตอร์ ก็สแกนและส่งไปเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์แม่ข่ายในระบบอินเตอร์เน็ต Cloud Server ในรูปแบบแบบของคลังเอกสาร Online โดยที่เราสามารถสั่งสแกนจากเครื่องสแกนของเราให้เอกสารหรือไฟล์ไปเก็บบนระบบ Cloud ได้โดยตรง 
finovera
Finovera will download financial statements directly to your cloud account and also includes document scanning as a feature.
ซึ่งเครื่องสแกนดิจิตอลใหม่ๆ ตามที่กล่าวมาด้านบน ต่างก็มีความสามารถในการสแกนและส่งไฟล์เอกสาร ขึ้นไปเก็บบนระบบ Cloud ด้วยกัน ยกตัวอย่างเช่น ของ Fujitsu ScanSnap สามารถส่งเอกสารขึ้นไประบบ Cloud ของ SugarSync, Evernote, Google Drive เป็นต้น 
ของ Epson’s “Scan to Cloud”-capable scanners สามารถบันทึกโดยตรงลงที่ระบบ Cloud เช่น Dropbox, Evernote, และ Google Drive.
แน่นอนว่าจำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ IT ในการวางระบบและ Set up ค่าการทำงานเพื่อ ทำงานร่วมกับระบบ Cloud 
แน่นอนว่าปัญหาเรื่อง Security หรือการรักษาความปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารทางการเงิน หรือการทำธุรกรรมต่างๆ ที่ไม่ต้องการเปิดเผย เป็นสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญและพิจารณาว่าจะนำระบบเอกสารเข้าสู่ระบบ Cloud หรือไม่ 

การกำหนดชื่อไฟล์และการจัดเก็บ 


แม้ว่าเราจะมีการสแกนและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ Digital แล้ว งานของเราก็ยังไม่จบ สิ่งสำคัญและจำเป็นมากกว่านั้นก็คือ การกำหนดชื่อหรือ Tag ไฟล์ที่เหมาะสม ง่ายต่อการเข้าใจ และการค้นหา เพื่ออ้างอิงในภายหลัง ซึ่งการสแกนแบบ OCR อาจจะเป็น options ทางเลือกที่น่าสนใจ สามารถเพิ่มคุณค่างานสแกนได้อีก 

การบริหารและจัดการระบบงาน 


การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากเดิมมาเป็นระบบการสแกนเอกสาร จะต้องอาศัยความทดทนในการทำงาน และความเชื่อมั่นว่าระบบจะประสบความสำเร็จ อาจจะลำบากในตอนแรก เมื่อทุกอย่างเข้าระบบแล้ว จะพบว่าเป็นเรื่องปกติที่เราก็ทำอยู่เป็นประจำวันอยู่แล้ว 
ในทางปฏิบัติ ควรมีการบริหารจัดการที่เอกสารทุกฉบับจะต้องได้รับการสแกนโดยเร็วที่สุด และบันทึกหรือจัดเก็บโดยเร็วที่สุด อาจจะกำหนดเป็นการสแกนสองครั้ง ต่ออาทิตย์ และดำเนินการให้เป็นไปตามระบบหรือแผนงานที่กำหนด 
Credit: http://www.pcworld.com/article/2082569/how-to-set-up-a-document-scanning-system.html

Post a Comment