แปลงกล้องถ่ายภาพมือถือให้เป็นเครื่องสแกนเอกสารด้วยแอพ CS

สำหรับหน่วยงานหรือองค์กร ที่ต้องการแก้ไขปัญหาเอกสาร ชำรุด สูญหาย การสำเนา และการแจกจ่ายเอกสารอย่างเป็นระบบ สามารถประยุกต์ใช้แนวทางง่ายๆ คือ แปลงกล้องถ่ายภาพบนมือถือให้เป็นเครื่องสแกนเอกสารด้วยแอพฟรี CS ซึ่งแอพ CS เป็นคำย่อมาจากคำเต็มคือ Cam scanner หมายถึง กล้อง + การสแกน
โดยจุดเด่นของแอพ คือ สามารถสแกนเอกสาร ข้อความ บันทึกข้อความ เพื่อจัดเก็บเป็นรูปแบบไฟล์ดิจิตอล PDF ได้ทันที เพียงปลายนิ้วสัมผัส โดยสามารถรวมเอกสารหลายๆ แผ่น ในการสแกนแต่ละครั้งเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียวเข้าด้วยกัน ( Merging )
ตอบโจทย์การทำงานของคนรุ่นใหม่ ในการ back up หรือสำรองเอกสาร เพื่อใช้อ้างอิง หรือเป็นหลักฐานภายหลังได้อีกทางหนึ่ง โดยแอพนี้เป็นฟรีแวร์ที่ Users ที่สนใจสามารถ ค้นหาดาวโหลดได้กับมือถือ และ Tablet ส่วนตัวของคุณ รองรับระบบปฏิบัติการทั้ง Android และ iOS
Case Study หรือ กรณีศึกษา แนวทางการ Back up สำรองข้อมูลเป็นเอกสาร Digital ด้วยแอพ Cam Scanner
ข้อแตกต่างของแอพ CS กับแอพถ่ายภาพ
แอพ CS จะถ่ายภาพเอกสารและแปลงเป็นไฟล์เอกสารดิจิตอล หรืออิเล็กทรอนิกส์ PDF ที่คมชัด ง่ายในการจัดเก็บ การค้นหา และการแจกจ่ายผ่าน Social Apps ต่างๆ ได้ทันที เช่น Line,Facebook,email ,หรือ Google Drive เป็นต้น
ส่วนแอพถ่ายภาพตามปกติแล้ว จะพัฒนามาสำหรับการถ่ายภาพทุกชนิด และบันทึกเป็นไฟล์รูปภาพ JPEG,PNG หรือวีดีโอไฟล์ เป็นต้น
คำแนะนำการใช้งานแอพ CS
1 การค้นหา ดาวโหลดและการติดตั้งแอพ CS บนมือถือ Android และ iOS


เริ่มจาก  ให้มองหา ไอค่อน Play Store  แล้วแตะเบาๆ 1 ครั้ง เพื่อเข้าสู่หน้าต่าง ต่อมา


ตรงช่องค้นหา Google Play แตะเบาๆ อีก 1 ที แล้วพิมพ์คำว่า Camscanner หรือ CS ลงไป แล้วแตะแว่นขยาย เพื่อค้นหา


หน้าต่างต่อมาจะเจอแอพที่เขียนชื่อว่า CS ให้เราแตะเพื่อติดตั้ง ต้องมีอินเตอร์เน็ตด้วยนะ ถึงจะดาวโหลดและติดตั้งได้ ก็คอยจนการติดตั้งเสร็จ พักหนึ่ง 2-3 นาทีโดยประมาณ

2 การใช้งานแอพในการถ่ายภาพเอกสาร

เริ่มจากเปิดแอพก่อนเลย จากหน้าจอให้แตะที่ไอค่อนของแอพ CS 
จะเข้าสู่หน้าต่างการทำงานของดปรแกรมที่แสนจะ่ายๆ ด้วย Icon รูปซัตเตอร์กล้องถ่ายภาพ ก็ให้แตะที่ไอค่อนดังกล่าว 1 ที

หน้าต่างต่อมาก็นำกล้องมือถือไปถ่ายตัวเอกสาร กระดาษ บันทึกข้อความ บิลชำระค่าน้ำไฟ ฯลฯ  โดยสามารถแตะที่หน้าจอ 1 ครั้ง เพื่อกำหนด Auto Focus ที่เห็นเป็นกรอบเส้นสีเขียวกลางภาพ 
จากนั้นจึงค่อยแตะที่ไอค่อนกล้อง ด้านล่าง เพื่อถ่ายภาพ 


เมื่อเราแตะที่ไอค่อนการถ่ายภาพแล้วแอพก็จะถ่ายภาพเอกสารของเรา แสดงขึ้นมา โดยจะเป็นการตัดขอบภาพอัตโนมัติ หรือ Auto Crop ซึ่งจะแสดงด้วยกรอบและจุดรอบๆ ภาพ โดยเราสามารถแตะที่มุมของการตัดภาพ เพื่อกำหนดพื้นที่ จุดที่ต้องการตัดภาพ หรือต้องการสแกนเฉพาะจุด ที่ต้องการได้อิสระ 


จากนั้นก็แตะที่เครื่องหมายถูกได้เลย /  ซึ่งจะเข้าสู่ หน้าต่างต่อมา ดังภาพด้านล่าง แสดงการปรับสี และแสงของภาพ ให้เหมาะสมกับเอกสาร ให้เราแตะที่ เครื่องหมายถูก / อีกครั้ง ก็เป็นจบขั้นตอนการทำงาน 


สำหรับไฟล์เอกสารที่ได้จากการสแกน จะถูกเก็บไว้บนหน่วยความจำเครื่องโทรศัพท์มือถือ Memory Card ของเรา โดยแอพจะตั้งชื่อไฟล์เอกสารให้เราอัตโนมัติเป็น New Doc ปี ค.ศ.-เดือน-วันที่ ตามภาพตัวอย่าง ด้านล่างเลย ครับ  
กรณีที่เรามีเอกสารที่ต้องการถ่าย 2 หน้าหรือ 3 หน้า ก็แตะที่รูปกล้อง เพื่อเริ่มการถ่ายต่อได้เลย ภาพที่ถ่ายจะรวมเป็นไฟล์ PDF เดียวกัน ตามที่เราตั้งค่าได้ โดยแอพสามารถตั้งค่าการถ่ายภาพเอกสารแบบหลายหน้า แล้ววรมเป็นไฟล์เดียวกันอัตโนมัติ หรือจะตั้งค่าเป็นถ่ายทีละภาพ ก็สามารถกำหนดได้จาก icon รูปเล็กๆ หน้าจอ ข้างๆ ปุ่มกดถ่ายภาพ จะเห็นไอค่อนรูปกระดาษซ้อนกันสองแผ่น กับไอค่อนรูปกระดาาษแผ่นเดียว ก็เลือกตั้งค่าการถ่ายได้ตรงนี้เช่นกัน ส่วนตัวแนะนำให้ตั้งค่าเป็นโหมดหลายแผ่นไปเลย เวลาถ่าย ภาพเดียวก็ได้ หลายหน้าก็ได้ 



3 การสำรองและการสำเนาเอกสารผ่านทาง Social Medias
แอพที่แนะนำในการแชร์ในบทความนี้ จะมีการแชร์หลีกๆ ผ่าน 3 ทางคือ Line, Email และ Google Drive
การแชร์เอกสาร PDF ทางไลน์โดยตรง ผ่านมือถือนั้น ปกติจะทำไม่ได้ ที่นิยมและแชร์กันจะใช้โปรแกรม Line PC ทำงานบนคอมพิวเตอร์ในการแปลงไฟล์เป็น PDF และแชร์ ส่งต่อกันทางไลน์ นั้นเอง
แต่เมื่อเรามี App CS ใช้งานแล้ว ความสามารถของแอพ ในการแชร์ไฟล์ PDF ผ่านทางแอพ Line ก็เป็นอีกความสามารถหนึ่ง ที่ทำได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว
ง่ายๆ ให้เปิดเอกสาร ที่สแกนเสร็จแล้ว หรือ ไฟล์เอกสาร ที่ต้องการแชร์ ขึ้นมา ในแอพ CS นั้นแหละครับ จะมีไอค่อนแสดงการแชร์ข้อมูล ก็แตะ 1 ครั้ง



ในหน้าต่างการแชร์ จะแสดงแอพต่างๆ ที่เรานิยมใช้งาน เช่น Line ,Email ,Google Drive ให้แเลือกแชร์ หรือส่งต่อไฟล์ข้อมูลไปยังผู้รับ


ตัวอย่างการแชร์ข้อมูล PDF ไปยังผู้สนทนาที่เป็นกลุ่มไลน์ 


เลือก คนที่ต้องการส่ง และแตะปุ่ม OK เพื่อส่งทันที จะส่งให้คนเดียวหรือหลายคน หรือส่งเข้าทั้งกลุ่มก็สะดวกและรวดเร็ว 


การประยุกต์ใช้งานกับองค์กร
จะเป็นการดึงเอาข้อมูลไฟล์ PDF ที่ได้จากแอพ CS มาเก็บในตารางฐานข้อมูล ส่วนตัวขององค์กร เพื่อการสืบค้นและอ้างอิงทีหลัง ตามหลักเอกสารทางราชการ 10 ปี เป็นอย่างต่ำ
เน้นที่ความง่ายในการบันทึก และการค้นหาข้อมูลจากชื่อเอกสาร การกรองข้อมูลตามห้วงเวลา เป็นต้น


1 การสร้างโปรแกรมฐานข้อมูลสำหรับการบันทึก จัดเก็บและค้นหาเอกสาร อย่างเป็นระบบด้วย Ms Access 2010
โดยจะมีการออกแบบตาราเก็บข้อมูลดังนี้
ตารางชื่อ eDoc
ประกอบด้วยฟิลด์ต่างๆ ที่สำคัญและจำเป็น เช่น
1 id เป็นแบบ Auto เป็น Key หลัก
2 subject ชื่อเรื่อง ข้อความ ความยาว 255
3 edoc_no ที่เอกสาร ข้อความ ความยาว 25
4 edoc_date วันที่บันทึกข้อมูล ชนิดข้อมูลวันที
5 edoc_cate หมวดหมู่เอกสาร
6 edoc_pdf แนบไฟล์หรือ attach สำหรับแนบ ไฟล์ PDF ที่ได้จากแอพ CS
7 submit_by ข้อความ สำหรับเก็บข้อมูล จนท.ผู้บันทึกข้อมูล

ดาวโหลดไฟล์โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลฟรี https://drive.google.com/file/d/0B8pQSzyI_RaaQ3V2YnlvU3Q1TEU/view?usp=sharing


2 การดึงข้อมูลไฟล์ภาพจาก Cloud มาเก็บในระบบฐานข้อมูล

3 การค้นหาข้อมูล เพื่ออ้างอิง

การดาวโหลดแอพ cam Scanner
ดาวโหลด CS จาก Google play store สำหรับอุปกรณ์ Androin

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner&hl=th
ดาวโหลด CS จาก iTune สำหรับอุปกรณ์ iOS
https://itunes.apple.com/us/app/camscanner-free-pdf-document-scanner-and-ocr/id388627783?mt=8

ดาวโหลดแอพทั้ง Android ,iOS จากเว็ไซต์ผู้พัฒนาแอพ
https://www.camscanner.com/user/download

Post a Comment