แก้ปัญหาตัวควบคุมการทำงานอัตโนมัติไม่ทำงาน Ms Access

 ขั้นตอนการแก้ไขปัญหา ปุ่มคำสั่งอัตโนมัติ หรือ Button Wizard ไม่แสดง บนโปรแกรมฐานข้อมูล Ms Access 

ปัญหาคือ ผู้ใช้งานโปรแกรมฐานข้อมูล ต้องการที่จะวางปุ่มคำสั่งพื้นฐานในการควบคุมการทำงานของแบบฟอร์ม Form Control เช่น การบันทึก การเลื่อนระเบียน การเปิดหรือปิดฟอร์ม เป็นต้น 

ลักษณะคือ ในมุมมองออกแบบฟอร์ม 

Tab Design เรามีกล่องคำสั่งในการทำงานกับฟอร์ม ที่ใช้งานบ่อยๆ คือ ปุ่ม Button 

คลิกแล้วนำไปวางในฟอร์ม แล้วจะไม่มีตัวช่วยในการจัดการหรือ Wizard แสดงขึ้นมา 

แนวทางการแก้ไขปัญหา คลิกที่ปุ่ม ลูกศรเล็กๆ More 

แล้วลองเลือกคำสั่ง Use Control Wizard 

เพื่อเปิดตัวช่วยควบคุมการทำงานอัตโนมัติ 

แสดงภาพประกอบ ในการคลิกเปิดใช้งานตัวช่วยอัตโนมัติ Wizard

หลังจากนั้น ลองคลิกปุ่มคำสั่ง และนำเม้าส์มาวาด หรือแดรกลงบนแบบฟอร์ม เราจะได้กล่องโต้ตอบการทำงานแสดงขึ้นมา ตามภาพประกอบ 

สอนทำบัตรนักเรียนพร้อมบาร์โค้ดด้วย Ms Access 365

 สอนการใช้งาน Ms Access 365 สร้างฐานข้อมูลนักเรียน Students Database  เพื่อใช้งานเป็นระบบฐานข้อมูลขนาดเล็ก สำหรับ ครูและอาจารย์ของ โรงเรียน ทำให้มีระบบฐานข้อมูล บนคอมพิวเตอร์ เพื่อประโยชน์ด้านการใช้งานจริง และประกอบการศึกษา 

ข้อดีของการสร้างด้วย Ms Access เป็นระบบฐานข้อมูล ง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูล การสืบค้นข้อมูล การเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล ไม่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ นอกจากค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ และวัสดุในการห่อหุ้ม หรือเคลือบบัตร ในยุคความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศ พัฒนามากขึ้น การทำบัตรนักเรียนด้วยโปรแกรมฐานข้อมูล นับว่าเหมาะสม และเรียนรู้ขั้นตอนวิธีทำกันได้ 

ระบบฐานข้อมูลเป็นการทำแบบปิด Offline ไม่ได้ทำบนระบบ online มีความปลอดภัยสูง เข้าถึงได้เฉพาะครูอาจารย์ เท่านั้น 

ถ้าใครต้องการให้แอดมินทำเป็นระบบเปิด Online สามารถแจ้งความต้องการใต้ Post นี้ได้เลยครับ 

 ขั้นตอนออก 3 ขั้นตอนหลัก คือ

1. สร้างตารางฐานข้อมูล Table design 
2. สร้างแบบฟอร์ม และป้อนข้อมูล Data input ลงในตาราง 
3. การสร้างรายงาน เพื่อพิมพ์บัตรประจำตัวนักเรียน 

เริ่มขั้นตอนแรก เปิดโปรแกรม Access365 ขึ้นมา อาจจะใช้เวอร์ชั่นอื่นๆ ที่มี เช่น 2016 หรือ 20xx ก็ได้ 

สร้างฐานข้อมูลเปล่าขึ้นมาตั้งชื่อฐานข้อมูลว่า Student Card บันทึกไว้ใน Drive:c โฟลเดอร์ My document 

สร้างเทเบิล ตารางฐานข้อมูล เพื่อเก็บข้อมูลของนักเรียนแต่ละคน ประกอบด้วย 

1. รหัสประจำตัว 
2. คำนำหน้า
3. ชื่อและนามสกุล
4. รูปถ่าย
5. เบอร์โทร  

#อันนี้คือตัวอย่างขอให้ ประยุกต์และเพิ่มเติม หรือเอาน้อยกว่านี้ก็ได้ เอาเท่าที่จำเป็นในการจัดเก็บและ ออกแบบรายงาน เพื่อทำบัตร 

ใครที่เริ่มสร้างตารางมือใหม่ สามารถคลิกดูวีดีโอ การสร้างตาราง Access 

ขั้นตอนที่ 2 :สร้างฟอร์ม และกรอกข้อมูล 

คลิกปุ่มสร้าง Create เลือกฟอร์มเปล่า 

แถบควบคุมวัตถุด้านขวามือจะแสดงขึ้นมา ให้เลือกแหล่งข้อมูล tabel เป็นตาราง student 

ใช้เมาส์แดรก ลากฟิลด์ที่ต้องการเข้ามาใส่ในฟอร์ม 

บันทึกฟอร์ม save ตั้งชื่อ ตามชื่อตารางก็ได้ คือ student 

เปิดฟอร์ม เข้ามา และใส่ข้อมูล ตัวอย่าง ลงไป ประมาณ 3-4 คน เพื่อเป็นตัวอย่างในการทำในขั้นตอนต่อไป 

ขั้นตอนที่ 3: สร้างรายงาน Create report 

แล้ว ออกแบบรายงาน ขนาดกระดาษ A4 จำนวน 2 คอลัมน์ โดยเอาขนาดมาตรฐาน ที่ใช้กันโดยทั่วไป 

ขอจำลองตัวอย่างสัก 4 ใบ นะครับ ทำจริงก็เอามากเท่าที่จะใส่ได้ในกระดาษ A4 เลยครับ 

ข้อมูลที่ต้องการคือ 

1. คำนำหน้า 
2. ชื่อและนามสกุล
3. รูปถ่าย 
4. รหัสนักเรียน 

ข้อมูลที่ต้องแทรกเพิ่มเข้ามา สำหรับการสแกนบัตร เพื่อสืบค้นข้อมูล คือ 

กล่องแสดงแท่งรหัสบาร์โค้ด 

ขั้นตอนการทำ

คลิกปุ่ม สร้างรายงาน เลือกแบบ ออกแบบเอง 

นำเข้าข้อมูล ตามที่ต้องการ 

การปรับแต่ง ตำแหน่ง และ รูปแบบของบัตร เช่น ขนาดฟอนต์ ขนาดบัตร สีข้อความ ให้เราจัดรูป Format ตามต้องการ 

การแสดง แท่งรหัสบาร์โค้ด ต้องโหลดฟอนต์ Free Barcode Font - Code 39

มาติดตั้งลงในโฟลเดอร์ font ของวินโดว์ก่อน 

NOTE:

การใช้เครื่องอ่านสแกนบาร์โค้ด อ่านข้อมูลได้นั้น  จะต้องบังคับใส่เครื่องหมายดอกจันทร์ asterisk หัว-ท้าย เช่น  *37745*

เขียนโค้ดควบคุม ให้มีการใส่ * ปิดหัวท้าย คลิกกล่องควบคุมแสดง รหัสแท่งบาร์โค้ด >แท็บ Data>control source แล้ว ใส่ คำสั่ง ="*"&[รหัสนักเรียน]&"*"

อื่นๆ ของกล่องควบคุม ตั้งค่า การยืดการหดภาพในกล่อง จากแถบควบคุมด้านขวามือเป็น yes 

ตั้งค่าสีฉากหลัง backgroud เป็น โปร่งใส transparent 

ดาวโหลดไฟล์ตัวอย่าง : Student Card1

สร้างรายงานพื้นฐาน Ms Access

 การสร้างรายงานข้อมูลพื้นฐาน บนเอกเซส นั้น สามารถสร้างจากเครื่องมือโปรแกรม ง่ายๆ ดังนี้ 

จากหน้าต่างโปรแกรม 

1 เปิดตารางที่ต้องการสร้าง รายงาน ขึ้นมา

2 บนแถบเมนูคลิก สร้าง และเลือก ตัวช่วยสร้างรายงาน 

3 เลือกฟิลด์ ที่ต้องการแสดงในรายงาน  คลิก Next

4 กำหนดโฟกัส ว่าต้องการแสดงรายงาน ที่ฟิลด์ใด หรือ เอาค่าเดิม Default 

5 กำหนดการจัดกลุ่ม รวมทั้งตัวเลืิอกการจัดกลุ่ม ถ้าต้องการ 

6 การจัดเรียงข้อมูล จากฟิลด์ที่กำหนด ค่ามากไปน้อย ค่าน้อยไปมาก รวมทั้งตัวเลือกการสรุปข้อมูล ถ้าต้องการ

7 เลือกรูปแบบรายงาน เป็นแผ่น เป็นบล็อก เป็นช่วง และกระดาษ แนวนอน แนวตั้ง 

8 คลิกพรีวิว รายงาน 

*อย่าลืม save และตั้งชื่อรายงาน ไว้ด้วย 

ดูคลิปช่วยสอน 

เสริม การปรับแต่งฟอนต์ และแทรกโลโก้ บนส่วนหัวรายงาน 

ฟอร์มเปล่าในมุมมองการออกแบบ Ms Access

 ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มเปล่าในมุมมองการออกแบบ บันทึกข้อมูล Ms Access 

มีหลายแบบหลายวิธี 

วันนี้จะมานำเสนอ วิธีแบบ ฟอร์มเปล่าในมุมมองการออกแบบ

จากเมนูแรก คลิกปุ่ม สร้าง 

เลือก ฟอร์มเปล่าในมุมมองการออกแบบ

รายการเขตข้อมูล

คลิกแสดงตารางทั้งหมด

เลือก table หรือตารางที่เราต้องการจะสร้างแบบฟอร์ม 

ตามตัวอย่าง ผมเลือกป็น ตารางนักเรียน 

ใช้เม้าส์ลาก ระเบียนข้อมูลที่ต้องการเข้ามา 

หรือจะใช้การดับเบิลตลิกเม้าส์ กที่รายการระเบียนก้ได้ 

หรือจะเลือกทั้งหมดทีเดียว ใช้การกดแป้น Shift ค้างไว้ แล้วเลือก แล้วแดรกเข้าพื้นที่ฟอร์ม

การเพิ่มส่วนหัวส่วนท้ายฟอร์ม 

การเพิ่มตัวควบคุม การเลือกระเบียน 

การปรับขนาดฟอร์ม 

การปรับรูปแบบฟอนต์ สี เป็นต้น 

ชมคลิป ช่วยสอน 

การสร้างแบบฟอร์มบันทึกข้อมูล โดยตัวช่วยสร้างฟอร์ม Ms Access

 เราสามารถใช้ Ms Access สร้างแบบฟอร์ม สำหรับการบันทึกข้อมูล การเลื่อนดูเรคคอร์ดข้อมูล 

ไปเรคคอร์ดแรกสุด

ไปเรคคอร์ดก่อนหน้า

ไปเรคคอร์ดถัดไป

ไปเรคคอร์ดสุดท้าย 

โดยปกติ คนสร้างฐานข้อมูล อาจจะเลือก ป้อนข้อมูล เข้าสู่ Tabel หรือฐานข้อมูลโดยตรงก็ได้ 

แต่ หากนำไปให้ผู้ใช้งานหลายคนช่วยป้อนหรือบันทึกข้อมูล รวมทั้งการ สร้างตัวควบคุม ในการบันทึกข้อมูล 

แบบอัตโนมัติ หรือกึ่งอัตโนมัติ ผ่านปุ่ม หรือคำสั่งแมโคร ต่างๆ แล้ว การสร้างแบบฟอร์ม ก็เป็นสิ่งสำคัญและจำเป็น 

ตอนนี้เรามาดูพื้นฐานการสร้างแบบฟอร์มง่าย ๆ กันโดยวิธี ใช้ตัวช่วยสร้าง 

จากหน้าจอแรก คลิกสร้าง

คลิก สร้างแบบฟอร์ม ตัวช่วยสร้างฟอร์ม 

เลือก table ที่ต้องการนำมาสร้างแบบฟอร์ม 

เลือกรูปแบบของฟอร์ม ตามที่เราต้องการ เช่น แบบ แท่ง แบบตาราง แบบแยก เป็นต้น 

บันทึกฟอร์ม Save หรือ จะออกแบบฟอร์ม 

เพื่อปรับข้อความส่วนหัวของฟอร์ม เปลี่ยนสีฟอนต์ ปรับขนาดและขนาดของฟอนต์ เป็นต้น 

รวมทั้ง การแทรกปุ่มนำทาง ในการเลื่อนระเบียน หรือ เรคคอร์ด 

ชมคลิปช่วยสอน 

วิธีสร้าง Navigation Form Ms Access

 จริงๆ แล้ว ถ้าเราไม่อยากจะสร้างแบบฟอร์ม ก็จะสามารถ ป้อนข้อมูล เข้าสู่ ตารางข้อมูลหรือ Table ได้โดยตรง อย่างไรก็ตาม หากต้องการ สร้างแบบฟอร์ม ในการควบคุมการป้อนข้อมูล การสืบค้นข้อมูล โดยมีกล่องคำส่ง หรือปุ่มควบคุมการทำงาน ก็จำเป็นต้องมีการออกแบบฟอร์ม 

เมื่อเราสร้างแบบฟอร์ม ไว้ใช้งาน หลายๆ แบบฟอร์มแล้ว ทางเลือก หนึ่งในการบริหารจัดการแบบฟอร์มคือ การสร้าง  Navigation Form แปลตรงตัวตามไทย น่าจะประมาณว่า แบบฟอร์มนำทาง 

ขั้นตอนแรก บนเมนูโปรแกรม Access คลิกที่ปุ่ม คำสั่ง สร้าง 

คลิก สร้างปุ่ม แบบฟอร์มนำทาง Navigation Form แล้ว เลือกรูปแบบของ Form ที่ต้องการจะสร้าง 

ขั้นต่อมา จาก Pane ทางด้านซ้ายมือ แดรกเม้าส์ ลาก ฟอร์ม หรือ รายงานที่ต้องการ เข้ามาในหน้าต่าง ของ Navigation Form ตามที่เราต้องการ 

คลิก Save 

ตั้งชื่อฟอร์มว่า เข้าถึงข้อมูลฟอร์ม หรือ ชื่ออื่นๆ ตามต้องการ

 ทดลองใช้งาน คลิกที่แท็บฟอร์มต่างๆ เพื่อสลับการเข้าถึงแบบฟอร์มต่างๆ 

หรือจัด รุปแบบ Format ของฟอร์ม เช่น ใส่ภาพโลโก้ ข้อความ แคบชั่นต่างๆ สีสันตามชอบ

ดูคลิปตัวอย่างการทำแบบฟอร์มนำทาง 

การสร้างแบบสอบถามข้อมูลแบบ Outer Join

 การสร้างแบบสอบถามข้อมูลแบบ Outer Join จะมี 2 ด้านด้วยกันคือ ด้านซ้ายและ ขวา ซึ่งการสร้างความสัมพันธ์แบบ Outer Join จะแตกต่างจากแบบ Inner Join คือ แบบ Inner นั้นจะสามารแสดงข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามข้อมูลที่มีรหัส ID ของฟิลด์หรือคอลัมน์ ที่เหมือนกัน และเป็นชนิดข้อมูลเดียวกัน 

ส่วน Outer Join จะเรียกข้อมูลทั้งหมดจากตารางข้างใดข้างหนึ่งมาแสดง รวมทั้งบางส่วนจากอีกข้าง 

ตัวอย่างการใช้งาน เรามีตารางสินค้า  และตารางสั่งซื้อสินค้า   ถ้าเราต้องการทราบว่า มีรายการสินด้าใดบ้าง ที่ไม่เคยมีการซื้อขายเลย  ก็จะทำได้โดยการสร้างแบบสอบถามข้อมูลคิวรี่แบบ Outer Join 

แบบสอบถามที่สร้าง จะแสดงข้อมูลสินค้าทุกรายการที่ไม่มีการซื้อขาย และตารางรายละเอียดการซื้อขาย 

ขั้นตอน

จากเมนูสร้าง >อออกแบบสอบถามข้อมูล

เลือกตาราง 2 ตาราง คือ สินค้า และรายละเอียดการซื้อขายสินค้า 

เลือกฟิลด์ ชื่อสินค้า และ จำนวน ตามภาพประกอบ 

บนเส้นแสดงความสัมพันธ์ คลิกขวา เลือก คุณสมบัติการรวม Join

ตัวเลือก ว่า จะแสดงข้อมูลจาก ตาราง ฝั่ง สินค้า ทั้งหมด หรือ จะเลือก ตารางรายละเอียดสินค้า 

การสร้างแบบสอบถามข้อมูลแบบระบุเงื่อนไข Ms Access

 สำหรับเนื้อหา ต่อจากตอนที่แล้ว ในการสร้างแบบสอบถามข้อมูล เพื่อนำข้อมูลจากตารางมา Show หรือแสดงตามความต้องการใช้งานของผู้ใช้งานแล้ว 

ในตอนนี้เราจะขยับความรู้เพิ่มมาที่การใส่เงื่อนไขในแบบสอบถามข้อมูล เพื่อ กรองข้อมูล ในช่วง หรือ ย่านที่เราต้องการ มาแสดง 

จะเป็นอบ่างไรกันบ้าง ก็ลองไปดูขั้นตอน และตัวอย่างกัน

เริ่มจากเมนูสร้าง 

ออกแบบสอบข้อมูล Query Design

เปิด ตารางข้อมูล รายการสั่งซื้อสินค้า   และตาราง ตัวแทนจำหน่ายสินค้า  เข้ามา 

ต้องการทราบว่า เราสั่งซื้อสินค้า จากร้านตัวแทนจำหน่ายสินค้า ไปแล้ว อะไรบ้าง

จากนั้น คลิก run เพื่อดูข้อมูล

การใส่เงื่อนไข 

จะขอดูข้อมูล ร้านเดียว คือ ร้าน ดวงพร ว่ามีการสั่งอะไรไปบ้าง 

ก็ต้องเข้าใจ data หรือ ชนิดข้อมูล

จากนั้น ก็ไปที่ เงื่อนไข 

ใส่ค่ารหัสร้านจำหน่าย ของร้าน ดวงพร ลงไป 1

เลือก รัน คิวรี่ จะมีข้อมูล เฉพาะ ร้าน ดวงพร แสดง

การใส่เงื่อนไข วันที่ 

Between #1/2/2564# And #28/2/2564#

จะแสดงข้อมูลในช่องวันที่สั่งชื้อสินค้า เฉพาะเดือน 2 เท่านั้น 

การสร้างแบบสอบถามข้อมูลชนิด Select Query

 แบบสอบถามข้อมูล คิวรี่ เป็นชุดเครื่องมือ คำสั่งการทำงาน ที่ง่ายและรวดเร็ว ในการใช้งาน เพื่อสกัด หรือ ดึงข้อมูลจากตารางเฉพาะในคอลัมน์ ที่เราสนใจนำมาแสดง สรุป รายงาน หรือ ประมวลผลตต่อไป 

ซึ่งการสร้างแบบสอบถามข้อมูล จะมีหลายแบบ ตั้งแต่ง่ายๆ ไปจนถึง ปานกลาง และซับซ้อน 

วันนี้เราจะมาเริ่มศึกษา การสร้างคิวรี่ ในแบบที่ง่ายๆ ที่สุดกันก่อน คือ คิวรี่แบบเลือกข้อมูลมาแสดง หรือ Selected Query นั้นเอง 

จากหน้าจอ มีข้อมูลตาราง หมายเลขโทรศัพท์ ตามภาพประกอบ จะมีหลายฟิล์ด หรือ คอลัมน์ แต่เราต้องการข้อมูล เพื่อให้คนอื่นไป เพียง ช่อง ชื่อ เบอร์โทร และชนิดของหมายเลข

บนแถบคำสั่งการ สร้าง >ออกแบบสอบถาม

ลากตารางโทรศัพท์เข้ามา ในหน้าต่างการทำงาน

เลือกฟิลด์ ที่ต้องการ 

รันการทำงาน 

บันทึกแบบสอบถามข้อมูล ไว้ 

สร้างความสัมพันธ์ตารางฐานข้อมูลแบบ กลุ่มต่อกลุ่ม MS ACCESS

 การสร้างความสัมพันธ์แบบนี้ เรียกว่า กลุ่ม ต่อ กลุ่ม หรือ Many to Many 

แตกต่างจากแบบ 1 ต่อกลุ่ม และ 1 ต่อ 1 

โดยแบบ กลุ่มต่อกลุ่ม จะเป็นแบบที่พบบ่อย และใช้งานได้บ่อยที่สุด 

*** จำเป็นต้องมีการสร้างตารางพิเศษ ขึ้นมา สำหรับเชื่อมโยงระหว่าง 2 ตาราง เรียกว่า Link Table 

ขั้นตอนแรก เริ่มจากการสร้างตาราง สำหรับใช้ในการเชื่อมโยงข้อมูลขึ้นมา ตั้งชื่อเป็น 

รายละเอียดการสั่งซื้อ 

โดยมีหน้าตาของตาราง และชนิดของข้อมูล ดังนี้ 

รหัสสินค้า ชนิดข้อมูล  ตัวเลข 

รหัสการขาย  ชนิดข้อมูล  ตัวเลข

*** ทั้งสองฟิลด์ ต้องกำหนดค่า ให้เป็น คีย์หลัก 

ขั้นสอง เชื่อมโยงความสัมพันธ์จาก 2 ตาราง คือ ตาราง รายการสินค้า และตาราง รายการการสั่งซื้อสินค้า  

ตามภาพประกอบ 

วิธีรวมค่าสองฟิลด์ให้แสดงผลรวมในช่องเดียวกัน Ms Access

ในตารางฐานข้อมูล Ms Access นั้น สามารถรวมค่าของสองช่อง ให้เป็นข้อมูลเดียวกันได้ โดยใช้วิธีการรวมค่าข้อมูล ชนิดข้อมูลเป็นแบบ คำนวณ หรือ Calculate Field 

ตัวอย่างฐานข้อมูลจะมีช่องข้อมูล

รหัสพนักงาน 

ชื่อ

นามสกุล

*****

คลิกช่องว่าง และเลือกชนิดข้อมูลเป็นแบบคำนวณ 

ระบุเงื่อนไข ในการเขียนโค้ด ดังนี้

[ชื่อแรก] + " " + [ชื่อสกุล]

ในช่องผลลัพะ์ จะนำชื่อ และนามสกุลมาแสดง โดย เว้นระยะวรรค ของชื่อ และนามสกุลให้ 

บันทึก*** ช่องคำนวณ จะใช้ได้กับค่าข้อมูลในตารางปัจจุบันเท่านั้น ไม่สามารถเรียกใช้ค่าจากตารางอื่นได้ และข้อมูลที่แสดง จะเป็นแบบ Read only หรืออ่านได้อย่างเดียว แก้ไข หรือลบไม่ได้ 

สร้างตารางด้วยวิธี ออกแบบตาราง Ms Access

 ขั้นตอนและการสร้างตารางข้อมูล MS ACCESS โดยใช้วิธีการที่เรียกว่า Table Design หรือ การออกแบบตาราง 

เริ่มต้นจาก เมนูสร้าง 

จากนั้น คลิก ออกแบบตาราง 

ตั้งชื่อฟิลด์ดังนี้ 

รหัสข้อมูล   ตัวเลขอัตโนมัติ

หมายเลขโทรศัพท์    ข้อความสั้น

ชนิดโทรศัพท์   เป็น ตัวช่วยการค้นหา

รหัสพนักงาน FK เป็น  ตัวเลข

** คีย์หลัก ให้ ฟิลด์ รหัสข้อมูล เป็นคีย์หลัก 

สร้างตารางด้วยวิธีการออกแบบตาราง Table Design 

สร้างตารางข้อมูล Ms Access

 ตาราง Table เป็นวัตถุแรกๆ ที่ต้องทำและสร้างในฐานข้อมูล Access เพื่อเก็บข้อมูลตามที่เราต้องการ โดยจะเป็นการ สร้างตาราง 

กำหนดชื่อตาราง 

กำหนดชื่อฟิล์ หรือ คอลัมน์ 

และชนิดของข้อมูล หรือ Data type

ชนิดของข้อมูล ที่แตกต่าง และเหมาะสม จะช่วยให้ป้องกันการป้อนค่าที่ผิดชนิดได้ เช่น 

กำหนดชนิดข้อมูลเป็น วันที่ หรือ DateTime ก็จะไม่สามารถป้อนค่าที่เป็นข้อความ หรือ ตัวเลขได้ เป็นต้น 

นอกจากนั้น ยังสามารถเลือก ความยาวของ ข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บได้ด้วย เป็นต้น 

รวมทั้งการกำหนดค่าของ Key หลัก หรือ Primary Key 

สำหรับการเก็บข้อมูลที่ห้ามมีค่าซ้ำกันนั้นเอง 

เลือกชนิดข้อมูล จากรายการตัวเลิอก ได้แก่

ข้อความสั้น 

ตัวเลข 

สกุลเงิน

วันที่

จริง/เท็จ

ไฟล์แนบ

ข้อความยาว 

เป็นต้น 

อธิบายแต่ละแบบ และแนวทางจากคลิปวีดีโอช่วยสอนตามภาพ ครับ 

เริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลด้วย Ms Access

 สำหรับผู้สนใจสร้างฐานข้อมูลใช้งาน บนคอมพิวเตอร์ ทางเลือกที่สะดวก รวดเร็ว และง่ายสุด คือ การสร้างโดย Ms Access เพราะ จะมีตัวอย่างฐานข้อมูล ที่เรียกว่า เทมเพลต ให้เลือกใช้งาน กับข้อมูลของเราได้ทันที่ โดยมีขั้นตอน ง่ายๆ ดังนี้ 

1 เปิด Ms Access

2. คลิกสร้าง New Database 

3 เลือกแม่แบบฐานข้อมูลจากรายการ ที่ตรงกับข้อมูลของเรามากที่สุด

4 กำหนดแหล่งเก็บฐานข้อมูล หรือกำหนดชื่อฐานข้อมูล และคลิก สร้าง  

จะมีองค์ประกอบของข้อมูลที่สำคัญคือ 

ตารางข้อมูล เราสามารถเปิดเข้าไปดู เพื่อเพิ่มเติมข้อมูลของเรา เข้าเก็บในตารางได้ ทันที่ 

สำหรับการสร้างฐานข้อมูลอีกแบบหนึ่ง จะเป็นการสร้างเอง ออกแบบเอง จากเราทั้งหมด โดยไม่ต้องเลือกจากตัวอย่างหรือ แม่แบบ

เริ่มจาก หน้าต่างโปรแกรม Access

คลิก New และ เลือก ฐานข้อมูลเปล่า หรือ Blank

ตั้งชื่อฐานข้อมูล และเลือกแหล่งเก็บข้อมูลตามต้องการ 

สร้างตารางข้อมูลตามที่เราต้องการ และสร้างส่วนต่างๆ ด้วยตนเอง 

สอนการสร้างความสัมพันธ์ตาราง แบบ 1 ต่อ กลุ่ม Ms Access

การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Ms Access นั้น สามารถสร้างได้ 3 ลักษณะด้วยกันคือ

1 แบบ 1 ต่อ กลุ่ม (ใช้บ่อยสุด)

2. แบบกลุ่ม ต่อ กลุ่ม  (ใช้บ้าง)

3 แบบ 1 ต่อ 1 (มีน้อย)

ในบทความนี้ เราจะมาอธิบาย การสร้างความสัมพันธ์ระหว่าง 2 ตาราง โดยการใช้การสร้างแบบ ที่ 1

Onq to Many

หนึ่ง ต่อ กลุ่ม

มีตาราง 2 ตาราง คือ ตารางนักเรียน และ ตาราง หมายเลขโทรศัพท์ 

เราจะใช้ Key หลัก ฟิลด์ รหัสนักเรียน เชื่อมโยง กับ รหัสนักเรียน ในตาราง หมายเลขโทรศัพท์ 

*** คือ นักเรียน หนึ่งคน อาจจะมี หมายเลขโทรศัพท์ ในการติดต่อ หลายเบอร์ เช่น เบอร์มือถือ และ เบอร์บ้าน เป็นต้น 

แนวคิดการออกแบบฐานข้อมูล Ms Access

 ก่อนที่เเราจะมีการเริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลด้วย Ms Access นั้น จำเป็นจะต้องมีการวางแผนและศึกษาข้อมูลอย่างละเอียดรอบคอบให้มากที่สุด แล้วจึงออกแบบหรือ Design ฐานข้อมูลในขั้นตอนแรก 

วิธีการออกแบบฐานข้อมูล โดยเราเอง ต้องมีข้อมูลที่ต้องการทำเป็นระบบฐานข้อมูล เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลการขาย ข้อมูลนักเรียน เป็นต้น 

เข้าใจแนวคิดและคอนเซ็บป์ของระบบฐานข้อมูล Ms Access ก่อน 

Relational databases	ฐานข้อมูลที่จัดเก็บในรูปแบบของตาราง Table หลายๆ ตาราง และเชื่อมโยงความสันพันธ์เข้ากัน เช่น ตารางลูกค้า ตารางสินค้า เป็นต้น
Records and fields	ข้อมูลที่เก็บในตาราง ข้อมูลแต่ละแถวจะเรียกว่า Records เช่นชื่อของลูกค้า  ส่วนคอลัมน์ หรือ Field เช่น ข้อมูล ชื่อแรก หรือ นามสกุลของ ลูกค้า เป็นต้น
Primary key	ค่าที่แน่ใจว่า ไม่มีค่าซ้ำ เรียกว่า คีย์หลัก เช่นในตารางลูกค้า อาจจะมีชื่อของลูกค้า เหมือนกัน แต่คีย์หลักจะต้องไม่เหมือนกัน
Parent-child relationships	ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง 2 ตาราง เช่น ตารางลูกค้า กับตารางขายสินค้า ในตารางขายสินค้า อาจจะมีข้อมูล ลูกค้าคนเดียว สั่งซื้อหลายครั้ง ดังนั้น คีย์หลักลูกค้า จะอยู่ที่ตาราง ลูกค้า และคีย์รอง จะอยู่ที่ตารางขายสินค้า เป็นต้น

การออกแบบฐานข้อมูลที่ดีคือทำอย่างไร

ข้อ1 เลี่ยงการซ้ากันของข้อมูล เรียกว่า Redundant data เปลืองพื้นที่และเสียเวลา 

ข้อ 2 ข้อมูลที่จัดเก็บ ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ 

ตัวช่วยการออกแบบ ทำตามขั้นตอน 5 ขั้นตอนนี้ 

1 กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนของ ฐานข้อมูล ว่า ทำเพื่ออะไร ทำไมต้องทำ 

เช่น เก็บข้อมูลลูกค้า เก็บข้อมูลสินค้า และทำรายงานข้อมูลขาย เป็นต้น 

2 หาและรวบรวมข้อมูลที่สำคัญและจำเป็นต้องใช้ อาจจะมีอยู่แล้ว หรือต้องสืบค้น รวบรวมจากส่วนหรือแผนกอื่นๆ 

3 แบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มๆ เพื่อแยกเก็บในหลายๆ ตาราง เลี่ยงการเก็บข้อมูลทุกชนิดในตารางเดียวกันทั้งหมด เพราะจะสับสน ค่าซ้ำกัน  และเกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติ ปวดสมอง ควรแยกตาราง เป็น สินค้า ตารางลูกค้า ตารางขาย ตารางร้านค้า เป็นต้น 

4 แปลงข้อมูลที่มี ให้เป็นช่องๆ เช่น ข้อมูล ลูกค้า จะมีช่อง Field เป็น ชื่อแรก นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล เป็นต้น 

5 กำหนดคีย์หลักของตาราง Primary Key ค่าที่ห้ามซ้ำ เช่น รหัสสินค้า รหัสลูกค้า รหัสขายสินค้า เป็นต้น 

** สามารถกำหนดค่า Key หลัก โดยกำหนดเป็นค่าอัตโนมัติ ได้ เช่นกัน 

หลังจากเข้าใจแนวคิด และคอนเซ็บป์เหล่านี้ แล้ว ก็ค่อยขยับไปเริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลกันง่ายๆ ก่อนเลย 

เริ่มต้นเรียนฐานข้อมูล Ms Access

A Database คือการจัดเก็บข้อมูลจำนวนในรูปแบบของตารางข้อมูล เพื่อให้สามารถนำมาสรุป วิเคราะห์ ประมวลผลได้สะดวก รวดเร็ว ง่ายต่อการสืบค้น และใช้งาน  

การสร้างฐานข้อมูลด้วย MS Access นั้น จะประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 6 ส่วนด้วยกันคือ 

1. Table หรือตารางข้อมูล โดยปกติจะประกอบด้วยหลายๆ ตาราง และในตารางจะแบ่งเป็นแถว เรียกว่า Record และส่วนที่คอลัมน์เรียกว่า Field 

2. Queries แบบสอบถามข้อมูล สำหรับการเรียกดูข้อมูลในส่วนที่ต้องการจากตาราง หรือหลายๆ ตารางในเวลาเดียวกัน

โดยปกติคิวรี่จะสร้างได้ 2 แบบด้วยกันคือ 

แบบเลือกหรือ Select	รับข้อมูลจากตารางเพื่อแสดง หรือประมวลผล
แบบกระทำหรือ Action	เพิ่ม ลบ เปลี่ยนแปลงข้อมูล ตามเงื่อนไขที่กำหนด

3.  Forms ส่วนติดต่อกับผู้ใช้งาน สำหรับการบันทึกข้อมูล ค้นหา หรือบริหารจัดการข้อมูล 

4. Report รายงาน เป็นส่วนที่ออกแบบสรุปข้อมูล ให้สามารถพรินออกมาเพื่อประกอบการนำเสนอ การสรุปประจำวัน หรือเอกสาร หลักฐานประกอบการรางงาน เป็นต้น

5. Macro เป็นชุดคำสั่งอัตโนมัติในการทำงาน เพื่อแก้ไข บันทึก หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในระบบฐานข้อมูล

6 Module เป็นการเขียนโค้ดคำสั่งทำงานอันโนมัติ โดยใช้ภาษา VBA ในการเขียน ช่วยเพิ่มขีดความสามารถของฐานข้อมูล Ms Access ให้สูงขึ้น 

วิธีจัดกลุ่มข้อมูลด้วยคิวรี่ Ms Access

ตัวอย่างฐานข้อมูล MS Access 365 

สร้างฐานข้อมูลง่ายๆ ด้วยตนเอง เพื่อ บันทึกข้อมูล 

จำลองตัวอย่าง โรงเรียนแห่งหนึ่ง ต้องการ สร้างวินัย ออมเงินให้เด็ก 

สร้างตารางเก็บข้อมูล ชื่อ table2

ประกอบด้วย คอลัมน์ 

ID 

ชื่อนักเรียน

จำนวน

วันที่

จากนั้น ให้ บันทึกข้อมูลของแต่ละคน เพื่อเป็นตัวอย่างในการทำงาน 

ขั้น 2การสร้างแบบสอบถามข้อมูล

ไปที่เมนู คำสั่ง การออกแบบสอบถามข้อมูล หรือ Query 

เลือกแหล่งข้อมูล หรือ Source เป็น table2

เลือกฟิลด์ ชื่อนักเรียน และ จำนวน

จากนั้นไปที่ icon ผลรวม 

คลิกที่ grouped by ของจำนวน เลือกเป็น Sum

บันทึกแบบสอบถาม ชื่อ query2

ขั้น 3 

สร้างรายงาน โดยเลือก souce เป็น query2

นำเข้าข้อมูลทั้งหมด

ปรับส่วนท้าย

คลิก ชื่อนักเรียน แล้ว ไปที่ ผลรวม เป็นการนับค่า Count

คลิก ช่องจำนวน และไปที่ ผลรวม เป็น ผลรวม

บันทึกรายงานเป็น Query2

How to group data by using query Ms Access 365

Beginner and newbie for Ms Acces or even higher but, forgot how to do so

fist of all  open up Ms access and create the new table named as defualt value Table1

afer that go to design view where we will name the colums as follows

ID   type Auto

Student_name   Text

Amount    Number

when    date/time

that all

open the table and input some sample data as follow 

Student A

Student B

Student C

Student D

For Amount 

Student A   10

Student B   20

Student C    15

Student D   30 

When

just select today to input the data.

then 

repeat the about step in order to have some same name many times in the table 

Next How to make query to grouped data

on menu bar go to create and select query design

show the table1

select field as follow

student_name

amount

after that on the menu bar ribbon just look for SUM icon and click 1 time

you pobally get the query of student_name and amount be grouped by 

click to Sum on Amout 

We can sort data from max to min or min to max 

don't forget to save as query1!

Last step

on menu bar

create the report 

click on report wizard 

source will be query1

input both of the field 

how to show the total numbes of student and total amount of money

go to design view and click on Student Name textbox then click on SUM icon on the menu bar select count 

then select the SumOfAmount and click SUM icon select SUM

That all

save report as query1

สร้างรหัสสินค้าบาร์โค้ดด้วย Ms Access

ขั้นตอนและวิธีการสร้างรหัสสินค้า แล้วแปลงเป็นแท่งบาร์โค้ด สำหรับนำไปใช้งาน ด้วย MS Access
ขั้นตอนแรก สร้างตารางฐานข้อมูล Access ขึ้นมา 1 ตาราง ในชื่อว่า Products
ประกอบด้วย
id
product_name
product_id

NOTE บันทึกข้อมูลสินค้าลงไปจำนวน 5-10 รายการ เพื่อประกอบการสอน

ขั้นต่อมา ไปที่เว็บไซต์ http://www.barcodelink.net/barcode-font.php แล้วโหลด
ฟอน์ตฟรี  code 39 (3 of 9 extended) Barcode Font

แตกไฟล์ออก แล้วคลิกขวา เลือก Install ฟอนต์เข้าสู่ระบบวินโดว์ 

ขั้นสาม สร้างรายงาน Report เพื่อดึงข้อมูลจากตารางสินค้ามาแสดง 

ในมุมมองออกแบบ วางตัวควบคุม กล่องข้อความ ลงในแบบฟอร์ม 1 กล่อง

เลือกชนิดของฟอร์ตเป็น Code39 แบบแท่งบาร์โค้ด 

ปรับขนาดฟอนต์ประมาณ 48 พอยต์

เปลี่ยนแหล่งตัวควบคุม ให้เป็นช่อง รหัสสินค้า ของตาราง products

เพิ่มอีก หนึ่ง กล่องข้อความ ข้างใต้ของ กล่องข้อความแรก แล้วเลือก แหล่งควบคุม เป็น รหัส ID สินค้า หรือ ชื่อสินค้า ก็ได้ 

**เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง

ขั้นต่อมา ทดลอง ดูมุมมองก่อนพิมพ์

ยังไม่สามารถนำไปอ่านด้วยเครื่องยิงบาร์โค้ด

ต้องมีการเพิ่มค่า * XXX1358XXX* คือ เพิ่ม *    *  ปิดหัวปิดท้าย รหัสสินค้าก่อน

โดย ในมุมมองออกแบบรายงาน ในช่อง กล่องข้อความ  แหล่งข้อมูลแถว Control Source ให้คลิกเข้าไปใส่ค่า โค้ค ให้มี * นำหน้า ปิดท้าย ดังนี้
= "*" & [Products_ID] & "*"

ดูมุมมองก่อนพิมพ์ ใช้เครื่องพิมพ์รหัสสินค้า หรือ เครื่องพิมพ์ชนิด หัวเลเซอร์ ในการพิมพ์รหัสสินค้า นำไปใช้งาน ต่อไป