การแยกฐานข้อมูล MS ACCESS Split Access Database

การแยกฐานข้อมูล MS ACCESS

ข้อพิจารณาการใช้งานฐานข้อมูลร่วมกันผ่านระบบ LAN หรือเครือข่าย การแบ่งแยกฐานข้อมูลในการใช้งานมีประโยชน์และข้อดีหลายประการ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดโอกาสที่ไฟล์ฐานข้อมูลจะขัดแย้งหรือชนกัน

หลังการแยกไฟล์ฐานข้อมูลแล้ว จะสามารถตัดสินใจเลือกว่า จะย้านตัวควบคุมด้านหลัง หรือส่วนติดต่อด้านหน้า หรือใช้งานส่วนหลังของฐานข้อมูลอื่นๆ ผู้ใช้งานสามารถสร้างการลิงค์ หรือการเชื่อมโยง ระหว่างตารางข้อมูล เพื่อปรับปรุงค่าข้อมูลในส่วนของด้านหลังฉาก ได้ เช่นกัน


NOTES


การแยกส่วนของฐานข้อมูล ไม่เหมือนกับการจัดเก็บเข้าคลังฐานข้อมูล บทความนี้ ไม่เกี่ยวข้องกับการบันทึกเข้าคลังข้อมูล การจัดเก็บคลังข้อมูล หมายถึงการบันทึกข้อมูลเก่าๆ ที่เคยใช้งาน ไปเก็บไว้ยังฐานข้อมูลอื่นๆ ตามต้องการ ไม่ว่าจะเกิดจากจำนวนของข้อมูลที่เติบโตขึ้น อย่างรวดเร็ว จนเกินขนาดกำหนดของโปรแกรม หรือการที่คุณต้องการทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดเล็ก กระชับ และรวดเร็วในการใช้งาน อย่างไรก็ตามในบางกรณี คุณก็สามารถใช้การแยกข้อมูล เพื่อเก็บเข้าคลังได้ ดูเพิ่มเติม Archive Access data.


ถ้าคุณแยกฐานข้อมูลที่ทำงานบนเว็บ ตารางข้อมูลบนหน้าเว็บ จะไม่ถูกย้ายไปหลังบ้าน และการเชื่อมโยงระหว่างกัน ก็จะไปไม่ถึง จากกหน้าฉาก
ในบทความนี้
ภาพรวม


เมื่อแยกไฟล์ข้อมูล จะแบ่งออกเป็น 2 ไฟล์ด้วยกันคือ ด้านหลัง ซึ่งเก็บตารางฐานข้อมูล กับ ด้านหน้า ซึ่งเก็บส่วนติดต่อกับผู้ใช้งาน เช่น ฟอร์ม แบบสอบถามข้อมูล และรายงาน โดยผู้ใช้งานแต่ละคนจะใช้ส่วนคัดลอกบนเครื่องตนเอง ด้านหน้า ฐานข้อมูล

การแยกไฟล์ทำได้โดยเครื่องมือของโปรแกรม คือ Splitter Wizard หลังจากแยกไฟล์แล้ว จึงแบ่งให้ผู้ใช้งานแต่ละคนใช้งานตามจำเป็นและต้องการต่อไป

CAUTION

การป้องกันฐานข้อมูล ถ้ามีผู้ใช้งานหลายคน แนะนำว่าอย่าแชร์ ตัวไฟล์ฐานข้อมูลที่มีตัวลิงค์ไปยังโปรแกรม SharePoint รวมทั้งลิงค์ในการเชื่อมโยงฐานข้อมูลเว็บภายนอก เพราะมีโอกาสเสี่ยงที่จะถูกแก้ไขหรือปรับปรุงลิงค์ข้อมูลนั้นๆ
ประโยชน์ของการแยกไฟล์ฐานข้อมูล

The benefits of a split database include the following:


เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพราะจะมีแค่ข้อมูลเท่านั้นที่จะถูกส่งออกไป ระหว่างเครือข่าย ซึ่งตรงข้ามกับการไม่แยกไฟล์ข้อมูล ที่การรับส่งข้อมูลจะมากกว่า และหนักกว่า ในทุกส่วน object การทำงาน คำสั่งต่างๆ จะวิ่งมากกว่า บนเครือข่าย ทำให้ระบบช้าได้


ความเชื่อถือได้ของระบบที่เหนือกว่า เนื่องจากมีการส่งข้อดาต้าหรือข้อมูลเท่านั้น ทำให้การประมวลผลคำสั่งการทำงานต่างๆ เสร็จไวกว่า เร็วกว่าเห็นๆ


เพิ่มความปลอดภัย ifการเก็บไฟล์ตารางฐานข้อมูลบนคอมพิวเตอร์แบบ NTFS ไฟล์, เราสามารถใช้คุณสมบัติของ NTFS ในการป้องกันข้อมูลจากผู้ไม่หวังดีได้ โดยปกติแล้ว Windows XP, Windows Vista, and Windows Server 2003 จะใช้ระบบการเก็บไฟล์ NTFS อยู่แล้ว ถ้าไม่แน่ใจ ให้ลองใช้คำสั่ง msinfo32 command เพื่อตรวจสอบระบบไฟล์ของคุณ


วิธีการ ใช้ msinfo32 เพื่อตรวจสอบระบบไฟล์?

• คลิกปุ่ม Start button, คลิก Run.
• ในช่อง Run พิมพ์ msinfo32 คลิก OK.
• ภายใต้กรอบ System Summary, คลิก + หน้าคำว่า Components.
• ภายใต้ Components, คลิก + ถัดจาก Storage, และคลิก Drives. Tกล่องแสดงรายละเอียดข้อมูลจะปรากฏขึ้นมา 

เพิ่มความเสถียรของระบบ ถ้ามีข้อขัดข้องในการใช้งาน ส่วนใหญ่จะเป็นแค่ฉากหน้าเท่านั้น ซึ่งไม่ส่งผลกระทบต่อความเสียหายต่อตารางฐานข้อมูลในส่วนหลัง


อ่อนตัวในการพัฒนาระบบงาน Because เนื่องจากทำงานในแต่ละหน้าเป็นของตนเอง ผู้ใช้งาน สามารถสร้างแบบสอบถาม แบบฟอร์ม หรือ รายงาน ตามที่ต้องการได้ โดยไม่กระทบต่อผู้ใช้งานคนอื่นๆ เรียกว่าสามารถออกแบบหน้าฉากใช้งานใหม่ ตามใจตนเองได้โดยไม่กระทบคนอื่นๆ



ก่อนการแยกไฟล์

ก่อนแยกไฟล์ควรพิจารณาทำตามแนวทางนี้ :


สำรองไฟล์ข้อมูลก่อนเสมอ ถ้าแยกแล้ว เกิดเปลี่ยนใจ หรือมีปัญหา จะได้มีข้อมูลเดิมใช้งานได้


TIP ถ้าผู้ใช้งานมีการแก้ไขข้อมูลในตาราง ระหว่างกระบวนการแยกไฟล์ ข้อมูลก็จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงให้ แต่สามารถนำเข้าภายหลังได้


การแยกไฟล์ จะใช้เวลานาน ต้องแจ้งผู้ใช้งาน ว่า ห้ามใช้งานในช่วงนี้ ให้คอยก่อน


ผู้ใช้งานทุกคนจำเป็นต้องใช้โปรแกรม MS Access เวอร์ชั่น เดียวกัน เพื่อความสอดคล้องในการใช้งาน


การ Split the database

• คัดลอก Copy ไฟล์ฐานข้อมูลมาวางลงบนคอมพิวเตอร์ของคุณ 
• เปิดไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นมา 
• บนแถบเมนู Database Tools tab, ในช่อง Move Data group, คลิก Access Database. จะเจอกับตัวช่วย Splitter Wizard starts.
• คลิก Split Database.
• ในช่อง Create Back-end Database ระบุชื่อ ,ชนิดของไฟล์ ,และที่เก็บไฟล์หลังฉาก 

NOTES


ใช้ชื่อที่ง่ายต่อการเข้าใจ หรือแนะนำโดย Access โดยจะใช้ค่าไฟล์เดิม แต่เพิ่มค่าใหม่เข้าไป _be ก่อนชื่อไฟล์


ห้ามเปลี่ยนชนิดของไฟล์ ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ

เราสามารถใส่เส้นทางแหล่งเก็บไฟล์หลังบ้านได้ ในระบบ LAN เช่น \\server1\share1\ and the file name for the back-end database is MyDB_be.accdb, หรือ \\server1\share1\MyDB_be.accdb ในช่อง File Namebox.

แหล่งเก็บฐานข้อมูลต้องเข้าถึงได้โดยทุกคน ในระบบเครือข่าย

เพื่อตัวช่วยแยกจบการทำงาน จะแสดงข้อความ ยืนยัน


ฐานข้อมูลถูกแยกแล้ว จะมีส่วนหน้าบ้าน และหลังบ้าน โดยหน้าบ้าน คือไฟล์ ที่เราเปิดขึ้นมานั้นแหละ ส่วนหลังบ้าน คือ ส่วนที่ระบุโลเคชั่น หรือที่จัดเก็บระหว่างขึ้นตอนการแยกนั้นเอง

จำกัดการออกแบบและแก้ไขส่วนหน้าบ้าน

To restrict changes to the front-end database that you distribute, consider saving it as a compiled binary file (an .accde file). In Access 2010, a compiled binary file is a database application file that has been saved with all the Visual Basic Access (VBA) code compiled. No VBA source code remains in an Access compiled binary file. Users cannot change the design of objects in an .accde file.

แนะนำให้แจกจ่ายในรูปแบบของไฟล์ ที่คอมไฟล์แล้ว .accde ใน Access 2010 คือไฟล์ที่บันทึกและเข้ารหัสด้วยภาษา VBA ผู้ใช้งาน ไม่สามารถแก้ไขค่า VBA ได้อีกแล้ว


เปิดไฟล์หน้าบ้าน (.accdb)ที่ต้องการแปลงเป็นไบนารีไฟล์ขึ้นมา (.accde).


บนเมนู Database Tools tab, ในช่อง Database Tools group, คลิก Make ACCDE.


ในช่องบันทึก Save As คลิกเข้าไปยังแหล่งเก็บ และตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ

การแจกจ่ายส่วนหน้าบ้านในการใช้งาน

หลังการแยกไฟล์แล้ว ก็แจกจ่ายส่วนหน้าบ้าน ให้ผู้ใช้งานแต่ละคน เพื่อที่พวกเขาจะสามารถใช้งานฐานข้อมูลได้

Do one of the following:

ส่งเมลแจ้งการเข้าถึงหน้าบ้าน รวมทั้งคำแนะนำการใช้งานที่จำเป็น

บันทึกส่วนหน้าบ้าน ลงแผ่น CD หรือ USB แล้วนำไปติดตั้งให้แต่ละคน

การเปลี่ยนส่วนหลังบ้านที่เราใช้งาน

สามารถย้ายหลังบ้าน หรือใช้หลังบ้านตัวอื่นๆ ได้ โดยใช้คำสั่ง ลิงค์ ตารางฐานข้อมูล

ถ้าต้องการย้าย ก็ให้คัดลอก ไปวางยังตำแหน่งใหม่ และทำตามนำแนะนำ
ในช่องของเครื่องมือฐานข้อมูล คลิก Linked Table Manager.

In the Linked Table Manager, select the tables that are in the current back-end database.

ในช่องตัวเลือก เลือกตารางที่เกี่ยวข้อง

TIP If you have not linked to any other databases, click Select All.
ถ้าไม่มีการลิงค์ ไปยังฐานข้อมูลภายนอกเพิ่มเติม แนะนำให้เลือกทั้งหมด

เลือกตัวเลือก  Always check for new location check box, และคลิก  OK.

คลิก Browse to และเลือกหลังบ้านใหม่ตามที่ต้องการ 

ไม่ลองก็ไม่รู้

.