ทำความรู้จักกับแบบสอบถามข้อมูล Append Query

การพัฒนาฐานข้อมูลด้วย MS Access มีจุดเด่นที่น่าสนใจหลายประการ ซึ่งหนึงในนั้นก็คือ ความสามารถในการออกแบบคำสั่งการทำงานแบบ SQL ในการรันคำสั้งการทำงาน ที่เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูลหรือ Database ผ่านรูปแบบการทำงานแบบกึ่งอัตโนมัติหรือสำเร็จรูปกันทีเดียว ผู้ใช้งานเพียงศึกษา และเข้าใจโครงสร้างระบบและความสัมพันธ์ของตารางฐานข้อมูล รวมถึงวัตถุหรือกล่องควบคุมต่างๆ บนตารางหรือฟอร์มข้อมูล เพื่อนำมาสั่งทำงานหรือประมวลผลจากชุดคำสั่งสำเร็จรูปที่ทาง MS Access ได้ออกแบบและพัฒนารองรับการใช้งานไว้ให้เราแล้ว
ซึ่งรู้จักกันในนามของ การออกแบบสอบถามข้อมูล หรือ คิวรี่ นั้นเอง
ซึ่งใน Ms Access ก็จะมีการแบ่งประเภทและชนิดของการออกแบบสอบถามข้อมูล หลายแบบด้วยกัน ซึ่งน่าศึกษา และน่านำมาใช้งานกันทั้งนั้น
สำหรับบทความในวันนี้ Admin จะขอแนะนำให้รู้จักกับการสร้างแบบสอบถาม เพื่อทำการ ผนวก หรือ เพิ่มข้อมูล ลงไปในตารางฐานข้อมูล หรือ Database ของเรา ง่ายๆ ดังนี้ ครับ
ชื่อของแบบสอบถามแบบ ผนวกข้อมูลในภาษาอังกฤษ คือ Append Query นะครับ

ข้อดีของการใช้คิวรีแบบ ผนวกข้อมูล

สามารถเพิ่มข้อมูลจำนวนมาก เข้าสู่ตารางข้อมูลในครั้งเดียว หรือคำสั่งเดียว 
การทบทวนหรือตรวจสอบข้อมูลที่จะทำการผนวกอย่างรอบคอบ ก่อนจะมีการดำเนินการ 
กำหนดเงื่อนไขการผนวก Criteria ได้ ช่วยให้การผนวกข้อมูลเป็นการเฉพาะช่องหรือฟิลด์ที่ต้องการเท่านั้น 

พื้นฐานการสร้างแบบสอบถามข้อมูลคิวรี่แบบ ผนวกข้อมูล 

1 ออกแบบสอบถามข้อมูล โดยการดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลที่ต้องการคัดลอก Copy เข้ามา จากนั้นก็ทำการ Run เพื่อดูผลข้อมูลว่าตรงกับข้อมูลที่เราต้องการจริงๆ
2 หลังจากเลือกและทดสอบข้อมูลเสร็จแล้ว ก็ให้แปลงข้อมูลเป็นแบบสอบถามข้อมูลผนวก Append Query บนเมนูคำสั่งแบบสอบถามข้อมูลของ Ms Access
3 การระบุหรือกำหนด ตารางข้อมูล และฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการ ผนวกข้อมูลลงไป สามารถใส่เงื่อนไข ให้เป็นการ + หรือ - ได้ กรณีเป็นจำนวนตัวเลข
4 การยืนยันการผนวกข้อมูล

บันทึก : เมื่อมีการผนวกข้อมูล ลงไปในฐานข้อมูลแล้ว จะไม่สามารถยกเลิก หรือ Undo ได้ ดังนั้น ต้องตรวจสอบและพิจารณาให้ดีก่อนผนวกข้อมูลนะครับ รวมทั้งการทำการ Back Up หรือสำรองข้อมูลต้นฉบับไว้บนแหล่งเก็บข้อมูลภายนอกอื่นๆ เช่น USB Drive หรือ Cloud Server เป็นต้น
ตัวอย่างและขั้นตอนการสร้างแบบสอบถามข้อมูล Append Query
มีตารางฐานข้อมูล 2 ตาราง คือ
Class_A

Class_B

ทั้งสองตารางเก็บบันทึกข้อมูล ผลการสอบนักเรียน ในแต่ละวิชา ภาพภาพประกอบ
สมมุตว่า เราต้องการ นำเอาข้อมูล จากทั้งสองตารางมาต่อเข้า หรือ ผนวกเข้าด้วยกัน เช่น ตัวอย่าง ผมจะผนวกข้อมูล จากตาราง Class_B เข้าไปอยู่ใน Class_A
ขั้นตอน
1 คลิกเมนูคำสั่ง ออกแบบสอบถาม
คลิก แล้วเลือกตาราง Class_B เข้ามาตามภาพประกอบ ใช้เม้าส์ลากดึงทุกฟิลด์ของตาราง ลงมาใส่ในช่องแบบสอบถามด้านล่าง ดูภาพประกอบ  จากนั้นคลิกที่เมนู ผนวก


ในหน้าต่างถัดมา จะมีกรอบสอบถามขึ้นมา ว่าจะผนวกข้อมูล ไปที่ตารางไหน ก็คลิกเลือกจากรายการตาราง ในทีนี้คือ จะผนวกไปที่ตาราง Class_A
คลิก OK เพื่อยืนยัน 

จะเห็นว่า หากมีโครงสร้าง ตารางข้อมูล เหมือนกัน หรือ MS Access ก็จะเลือก ฟิลด์ปลายทางของตารางข้อมูลที่ตรงกันให้อัตโนมัติ แต่ถ้าไม่ตรงกัน ก็ต้องเลือกเองว่าจะเพิ่มเข้าไปในฟิลด์ไหน เป็นต้น 
แก้ไข : ในช่องแรก ID ไม่ต้องนำเข้ามานะครับ ลบออกเลย เพราะว่า มันเป็น Auto Number 


จุดเด่น ของการผนวกข้อมูลคือ ในช่องของ Criteria เราสามารถ จะใส่เงื่อนไข การผนวกข้อมูล เพื่อบังคับวิธี หรือกรองเอาข้อมูลที่ต้องการ ผนวกเข้าไปได้ ซึ่งรายละเอียดในส่วนนี้ จะกล่าวถึงในโอกาสต่อไป 

ขั้นตอนสุดท้าย คลิกที่ปุ่ม ! สีแดง เพื่อรัน แบบสอบถาม ผนวกข้อมูล
จะมีการสอบถามยืนยันการผนวกข้อมูล ให้เรา ก็ให้ตอบ OK ยืนยันไปเลยครับ

ลองดูผลการทำงาน ให้ย้อนกลับไปเปิดดูข้อมูลในตาราง Class_A
เราควรจะได้ข้อมูลที่ผนวกเข้ามา ตามตัวอย่างภาพประกอบครับ


บทสรุป
แนวทางและพื้นฐานการใช้งาน Append Query ของ MS Access ในบทนี้ เป็นเพียงพื้นฐาน สำหรับมือใหม่ หรือ ผู้เริ่มต้นศึกษา Access ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการปรับปรุง และประยุกต์ใช้งาน กับระบบงานของแต่ละคนต่อไป

Post a Comment