วิธีสร้างใบเสร็จซื้อสินค้าง่ายๆ ด้วย MS Access 2010 EP1

สำหรับบทประยุกต์ในวันนี้ จะมาเจาะรายละเอียดบทความแนว how to สำหรับมือใหม่ หรือผู้สนใจต้องการออกแบบและสร้างฐานข้อมูลสำหรับการขายสินค้า ของคุณ ด้วยโปรแกรมฐานข้อมูล MS Access 2010 กันครับ

เนื้อหาหลักจะประกอบไปด้วย

  • การสร้างฐานข้อมูลด้วย MS Access
  • การสร้างตารางลูกค้าและตารางสินค้า
  • การสร้างตารางขายสินค้า
  • โครงสร้างฐานข้อมูล
  • การสร้างตารางเก็บข้อมูลขายสินค้า
  • ตารางรายละเอียดการขาย
  • ความสัมพันธ์ของตารางขายสินค้า 
  • การสร้างรายงาน
  • การสร้างใบเสร็จขายสินค้า
  • การปรับแต่งใบเสร็จขายสินค้า 
  • การใส่ภาพโลโก้บริษัท 


วิธีการ
ใช้คำอธิบายประกอบภาพแคปหน้าจอ
การจับภาพเคลื่อนไหว เผยแพร่บนยูทูป
,เริ่มกันเลยครับ
เปิด Ms Access ขึ้นมา จากนั้น กำหนดค่าเป็น ฐานข้อมูลเปล่า
ตามตัวอย่างผม ตั้งค่าแฟ้มปลายทางเก็บไฟล์ข้อมูลไว้ที่ D:\DBMS
และตั้งชื่อฐานข้อมูลเป็น Sale_Invoice


จากนั้นคลิกปุ่ม สร้าง หรือ Create

ต่อมา Next
สร้างตาราง ลูกค้า และตาราง รายการสินค้า
บนเมนูสร้าง หรือ Create ของโปรแกรม Ms Access
คลิก ออกแบบตาราง
ไปที่มุมมองออกแบบ หรือ Design View


ตั้งชื่อตารางเป็น Customer แล้ว บันทึก
เพิ่มช่องตารางดังนี้


ID เป็น indes หรือ Primary Key
FirstName
LastName
Addr
City
Province
Zip

จากนั้น ก็เปิดตาราง แล้วบันทึกข้อมูล ลูกค้าเข้าไปตามตัวอย่าง สัก 2 รายการ

สร้างอีกตารางครับ ชื่อว่า ตารางสินค้า Product
มีช่องข้อมูล
Product_ID เป็น Auto Number และกำหนดให้เป็นคีย์หลักของตาราง
Product_name ชื่อสินค้า ข้อความไม่เกิน 50 ตัวอักษร
Price ราคาสินค้า ชนิดข้อมูลเป็น สกุลเงิน
เปิดตาราง Product เพื่อเพิ่มข้อมูลรายการสินค้า

ถึงตอนนี้ เราได้สร้างตารางฐานข้อมูล และเพิ่มข้อมูลตัวอย่างเข้าสู่ตารางข้อมูลแล้ว จำนวน 2 ตารางข้อมูลด้วยกันคือ ตารางลูกค้า กับ ตารางสินค้า

โครงสร้างฐานข้อมูล การสร้างใบเสร็จรับเงินค่าสินค้า จะต้องสร้างตารางเพิ่มอีก 2 ตารางคือ
ตารางสั่งซื้อสินค้า กับตารางรายการสินค้าที่ถูกซื้อ
โดยตาราง สั่งซื้อสินค้าหรือ Order จะเก็บข้อมูลการซื้อสินค้าของลูกค้าแต่ละคน
ส่วนตารางรายละเอียดสินค้าที่สั่งซื้อ จะเป็นตารางที่เก็บรายละเอียดสินค้าแต่ละรายการ ที่ถูกสั่งซื้อ รวมทั้งจำนวนที่ต้องการ
ข้อแตกต่างของสองตารางนี้ นี้ เราไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลเข้าไปโดยตรง แต่ให้เราสร้างแบบฟอร์มขึ้นมา และรับข้อมูลจากหน้าฟอร์มนี้เท่านั้น เข้าสู่ตารางการสั่งซื้อ และรายละเอียดการซื้อสินค้า

บนเมนูสร้าง คลิก ออกแบบตาราง
ตั้งชื่อตารางเป็น Order
กำหนดช่องรับข้อมูลและรูปแบบของข้อมูล เป็น
OrderID รหัสการสั่งสินค้า เป็น AutoNumber
fkCustID สำหรับลิงค์ไปยังรหัสส่วนตัวของลูกค้า กำหนดเป็น Number
OrderDate วันที่สั่งซื้อ Date/Time


จากนั้นสร้างขึ้นมาอีก 1 ตาราง กำหนดชื่อเป็นตารางรายละเอียดการสั่งซื้อ Order_detail
ประกอบไปด้วย


Order_detailID เป็น Auto number
fkOrderID เป็น Number สำหรับการลิงค์ไปที่ รหัสการสั่งซื้อสินค้า ในตาราง Order
fkProductID เป็น Number สำหรับลิงค์ไปที่รหัสสินค้า ในตารางสินค้า Product
Qty เป็น Number สำหรับเก็บข้อมูลจำนวนสินค้า ที่ถูกสั่ง
Ordertotal เป็น Currency สำหรับเก็บบันทึกยอดเงินค่าสินค้า

การสร้างความสัมพันธ์ของตารางทั้ง 4 ตารางที่เราสร้างขึ้นมา
บนเมนู เครื่องมือฐานข้อมูล
คลิกแสดงความสัมพันธ์ของตาราง และ Add ตารางทั้ง 4 ตารางเข้ามาตามลำดับ


คือ
Customer
Order
Order_detail และ
Products
สำหรับทุกความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นจะเป็นแบบ One to Many หรือ หนึ่งต่อกลุ่ม และบังคับให้มีการทำ Referential Integrity


ภาพตัวอย่างการบังคับ การทำ Referential Integrity
ให้แดรกเม้าส์ลาก จากรายการที่ต้องการทำจนครบ


ภาพแสดงตัวอย่างการสร้างความสัมพันธ์ของแต่ละตาราง

มาถึงขั้นตอนสุดท้าย คือการออกแบบฟอร์มสำหรับการบันทึกข้อมูล เพื่อจัดพิมพ์ใบเสร็จรับเงินค่าสินค้า
การสร้างฟอร์ม จะประกอบไปด้วย การสร้างแบบฟอร์ม 2 ส่วนคือ Main Form สำหรับแสดงข้อมูล ตารางการสั่งซื้อสินค้า และ Sub form หรือฟอร์มลูก สำหรับแสดงข้อมูล รายละเอียดของสินค้าแต่ละรายการ
บนเมนู คลิก ตัวช่วยในการสร้างฟอร์ม

นำเข้าข้อมูลจากตาราง Order

จากนั้นคลิกเพิ่มจากตาราง Customer

จากนั้นคลิกนำเข้าเพิ่มจากตาราง Order_detail และตาราง Product
นำเข้าจนครบจากทั้ง 4 ตารางดังกล่าวแล้ว คลิก ถัดไป
จะแสดงข้อมูลตามภาพประกอบ ให้แต่ละรายการข้อมูลที่นำเข้าจัดเรียงตามภาพตัวอย่าง หากไม่ใช่ให้คลิกย้อนกลับไป แก้ไข ให้ตรงตามภาพตัวอย่างก่อน


ดูให้เป็นแบบฟอร์มที่มีฟอร์มย่อยด้วย จากนั้น คลิกปุ่ม ถัดไป
ในหน้าต่างต่อมา เลือกรูปแบบของฟอร์มเป็นแบบ ตารางหรือ Tabular



คลิกปุ่ม เสร็จสิ้น เพื่อจบขั้นตอนการออกแบบฟอร์ม
จบ EP1 ครับ สำหรับตอนต่อไป Admin จะได้มาแนะนำการปรับแต่งแบบฟอร์ม และการแสดงผลข้อมูลตามที่เราต้องการต่อไป
Thank you for visiting ครับ

Post a Comment