พื้นฐานการคำนวณของโปรแกรม MS Excel

บางครั้งเราอาจจะไม่ต้องการใช้เครื่องคิดเลข ช่วยในการคำนวณทางตัวเลข หรือทางคณิตศาสตร์ ดังนั้น การใช้ Excel ช่วยในการคำนวณเป็นอีกทางเลือกที่น่าสนใจ สำหรับเนื้อหาบทความวันนี้ จะขอเล่าเรื่องการใช้ตารางคำนวณ Excel ในการคำนวณค่าตัวเลขพื้นฐาน สำหรับเป็นการปูพื้นฐานสำหรับคนใช้งานที่สนใจและต้องการหาความรู้เบื้องต้นการใช้งานตารางคำนวณ Excel
พื้นฐาน MS Excel เป็นตารางข้อมูล ที่ให้ผู้ใช้งานป้อนข้อความ ตัวเลข ลงไป จากนั้น ก็ใช้ Function ทางคณิตศาสตร์ ผสมกับความสามารถโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ในการสั่งให้ทำงานและแสดงผลการคำนวณออกมา เช่น การบวก การบล การคูณ และการหาร นั้นเอง รวมทั้งการคำนวณทางคริตศาสตร์ขั้นสูงอีกหลายๆ ประการ เหมือนวิชาเลข ประมาณนั้น
เริ่มต้นการคำนวณ จากสูตรคำนวณที่ง่ายสุด
สิ่งแรกที่ต้องรู้ในการคำนวณของ Excel คือ เครื่องหมาย =
ทุกๆ ช่องตารางที่คำนวณจะเริ่มต้นด้วย = เสมอ
เพื่อความเข้าใจมากขึ้น ลองเปิด Excel ขึ้นมา แล้ว ทดลองใส่ข้อมูล และตัวเลข เข้าไป ตามภาพประกอบ
โดยช่อง รวมเงิน ให้ใส่ =12*10
แล้วกด Enter จะได้ผลคูณของ 12 * 10 ขึ้นมาให้เราทันที

 เราสามารถตรวจสอบสูตร ที่เราใส่เข้าไปได้ โดยการนำเม้าส์ไปคลิกตรงช่องที่เราใส่สูตร ลงไป จากนั้น บริเวณ กรอบของการใส่สูตร จะแสดงสูตร ที่เรากำหนดให้ทำงานขึ้นมาให้ ซึ่งเราสามารถแก้ไข หรือปรับเปลี่ยนสูตรได้ใหม่ตามต้องการ

ให้เราลอง เปลี่ยนการใส่เครื่องหมายคำนวณ ใหม่เป็นการ บวก ลบ คูณ และหาร บนตาราง Excel เพื่อหาความชำนาณและความคุ้นเคย
เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ ที่แตกต่างกันเล็กน้อย
+  บวก
-   ลบ
*    คูณ
/    หาร

อย่างไรก็ตามการใส่สูตรคำนวณแบบที่กล่าวมาแล้ว มีข้อเสียคือ กรณีที่ภายหลัง เราต้องการเปลี่ยนค่าของ จำนวน หรือ ราคามีการปรับขึ้นลง  เราก็จะต้องมาเสียเวลา แก้ไขค่าตัวเลขในช่อง ผลรวมด้วย เช่นกัน ทำให้วิธีนี้ ไม่ค่อยได้รับความนิยม แล้ววิธีไหนที่แนะนำ
การใส่สูตรคำนวณโดยการอ้างอิง Cell หรือช่องตาราง ค่าตัวเลข ที่ต้องการจะคำนวณ มาดูตัวอย่างกันเลย จากตารางเดิม
ในช่อง รวมเงิน ใส่ค่าเป็น = B2*C2
หมายถึงข้อมูลหรือค่าของตัวเลขที่อยู่ในช่อง B2 ให้คูณ กับค่าตัวเลขในช่อง C2
ข้อดีของการใส่สูตรแบบอ้างอิงเซล แบบนี้คือ เวลาเราเปลี่ยนค่าตัวเลขในเซล เป็นค่าอื่นๆ ในช่องผลรวมก็จะเปลี่ยนแปลงเป็นค่าใหม่ที่ถูกต้อง และสัมพันธ์กับค่า ที่เราบันทึกเข้าไปใหม่ โดยอัตโนมัติทันที
ทำให้สะดวก และรวดเร็วในการทำงานมากกว่า


 การใส่งานคำสั่ง Auto Sum เพื่อแสดงผลรวมของตัวเลขอัตโนมัติและรวดเร็ว
ตามตัวอย่าง ในช่องสุดท้ายของเซล ให้เพิ่มข้อความ ยอดรวม จากนั้น ให้นำเม้าส์คลิกระบายคลุม เซลที่ต้องการผลรวมทั้งหมด จากนั้น คลิกที่เมนู Auto Sum
จะได้ผลรวมทั้งหมดให้เราทันที สะดวกและรวดเร็ว


สำหรับพื้นฐานการคำนวณด้วยโปรแกรม MS Excel ก็จะเริ่มต้นจากการคำนวนง่ายๆ ในแบบนี้ไปก่อน เมื่อมีพื้นฐานและคุ้นเคยกับรูปแบบวิธีการ ต่อไปก็จะเริ่มปรับเข้าสู่เนื้อหาการนำนวนที่น่าสนใจทางการเงินและทางบัญชีอื่นๆ ต่อไป


Post a Comment